機能紹介・活用例

複数人でのメール共有や管理に特化し、改善と改良を重ね続ける「問いマネ」の機能をご紹介。

トップページ  >  機能一覧表

機能一覧表

メール作成・送受信
新規メール作成 新規メールを作成し、送信できます。アドレス帳から顧客情報を検索し、簡単に宛先を入力できます。ファイルを添付することもできます。
転送メール作成新機能 受信したメールを転送することができます。
フォルダ作成機能 一般のメールソフトと同様にフォルダを作成して受信メールを分類することができます。数多くのメールを分類し管理することで、作業効率を高めることができます。
フォルダ並び替え機能新機能 フォルダ作成機能を使って分類したメールフォルダを並び替えることができます。移動したい場所へドラッグ&ドロップするだけで簡単にフォルダを整理することがきます。
スレッド表示機能 同じ人へのメールの返信や受信など、一連のメールのやりとりがツリー状で表示されます。これまでのメール対応の経緯がすぐに把握できます。
メール自動振り分け機能 メールをフォルダ毎に自動振り分けすることができます。一般メール、営業メール、技術対応メールなど、用途ごとにメールを管理することが可能です。
草稿保存機能 書きかけのメールを一時的に保存することができます。管理者がチェック後にメールを送信したり、後日対応のメール等を保存しておくことが可能です。
外部SMTP対応 「問いマネ」以外の送信メールサーバー(SMTP)を利用してメールを送信することができます。ご利用のメールサーバーに送信ログを残すことが可能です。また、この機能は「楽天あんしんメルアドサービス」に対応しています。
ファイルの添付機能 メールを送る際にファイルを添付することができます。
ヘッダ情報表示機能 ヘッダ表示機能でメールのヘッダ情報を見ることができます。(メールヘッダとは、メールの送信・受信の際にメールに記録される、送信者・受信者の情報です。)
テンプレート機能 あらかじめ、よくある回答をテンプレートとして登録しておくことができます。また”問合せ番号、本文、引用付き本文、宛先、差出人、件名、日付、署名、担当者名”などを自動で挿入することが可能です。よくある回答をテンプレート化しておくことで、作業効率のアップ、回答メールレベルの標準化が可能となります。
署名登録機能(個人・共通) 全スタッフに共通の署名、個人用の署名をあらかじめ登録しておくことができます。様々な種類のメールに対応する際、相手によって署名を使い分けることができ、またメール毎に用途に応じた署名を自動入力することが可能です。
セキュリティ対策
SSLセキュリティ対応 「問いマネ」はSSLセキュリティで個人情報を暗号化しています。また、大切な個人情報であるメールをスタッフ一人一人のパソコンに保存することもなく、情報漏えいを防止します。
迷惑メールフィルタ機能 設定を行うと、迷惑メールをサーバーで判別して自動的に振り分けすることが可能です。95%(当社比)以上の迷惑メールを除去することが可能なので、整理だけでも大変だった迷惑メールも簡単に管理することができます。
ウィルススキャン機能 ウィルスメールをサーバーで判別し、自動的に削除することができます。ウィルスメールを自動で削除してくれるので、安心したメール対応が可能になります。
IPアドレスログイン制限 IPアドレスによるログイン制限をかけ、不正なログインを防止します。
メール共有・管理
メールボックス追加機能 用途に合わせて複数のメールボックスをご利用いただけます。メールボックスを使い分けることにより、より多くのメールアドレスやメールを効率よく管理することが可能です。またメールボックスごとのルール付けや表示切替などが容易に行えます。
メールデータバックアップ・
一括削除機能
バックアップ用データとして、メールデータをダウンロードできます。データはeml形式で生成され、メールソフト等で取り込むこともできます。
複数同時ログイン機能 複数人で同時に管理画面へログインし、メールの対応をすることができます。
未対応メール警告機能 一定時間未対応のメールがある場合、該当メールが強調表示され警告する機能です。警告が出るまでの時間は自由に設定できますので、たとえばメール着信後24時間たったメールに対して警告を出すことなどが可能です。対応漏れや対応遅れを防ぐことができます。
簡単内容表示機能 メールの件名にマウスをあてると、メールの内容を表示します。ひとつひとつメールを開かずに、内容を把握することができます。
使用容量グラフ表示機能 メール件数、使用容量がグラフ形式で管理画面に表示されます。
ウィンドウ表示機能 メールを別ウィンドウで表示し、過去メールを参照しながら対応できます。
過去メール検索機能 過去に送受信したすべてのメールから、キーワード等を指定して検索をすることができます。目的のメールを、カンタンに検索することができます。また過去の対応状況なども参考にすることが容易です。
重複返信防止機能 作業中のメールについては、ログインアカウントをもとに自動的に担当者が決定され、他の担当者がアクセスしようとすると警告が表示されます。 同時作業により発生する重複返信の防止が可能です。
担当者割り当て機能 お問い合わせメールごとに担当者を設定することができます。スタッフが複数人いる場合、誰がどのメールを対応するか割り当てることが可能です。担当者は、担当者フォルダで自分の対応メールのみを表示させることができ、スムーズなメール対応が可能となります。
一括処理機能 一括でチェックしたメールを任意のフォルダへ移動したり、状態を変更したりすることができます。
伝言機能 ログインしてすぐに表示される最初のページにスタッフへの周知メッセージを表示することができます。
状況対応表示機能 メールの「状態」「担当者」「重要度」を表示する事ができます。ひと目で対応状況が把握できるので、複数人で作業する際の二重対応や対応漏れを防ぐことができます。
メールステータス設定機能 メールのステータス(状態)の名称を「未処理」「保留」「対応中」「対応済」「編集中」以外の名称に変更したり、新たにステータスを追加することができます。
表示項目カスタマイズ機能 それぞれの作業者が個々の表示設定を変更できる機能です。個別に1ページあたりのメール表示件数や表示項目などを変更できるので、それぞれが自分の見やすい表示で作業を進めることができます。
一言メモ機能 メール毎にメモを登録することができます。ちょっとした一言メモで、スタッフ間の連絡や注意事項等を共有することができます。
管理者登録機能 全ての設定権限をもつ管理者を設定することができます。重要な設定には管理者しかアクセス権限をもたせないようにすることができますので、責任の所在をはっきりさせることができると同時にマネジメントツールとしても活用できます。
アカウント発行機能 管理者権限をもつ管理者は簡単にスタッフ用アカウントの発行・削除が可能です。
メール承認機能新機能 特定のユーザーが作成したメールを責任者等が承認するまで送信を行えないようにすることができる機能です。新しく入ったスタッフ等の作成したメールの確認をスムーズに行えるようになります。
メールセキュリティ機能新機能 各ユーザーの「メール閲覧」「返信」「転送」の権限をフォルダ毎に設定することができます。
アドレス帳・顧客管理
アドレス帳機能 メールアドレス、名前、会社名、住所、性別、電話番号、FAX番号、携帯電話、携帯メール、備考などの登録が可能です。
インポート・エクスポート機能 アドレス帳の項目を、CSV形式でインポート・エクスポートすることができます。
アドレスグループ登録機能 アドレス帳をグループごとに登録することができます。
メールフォームの設置
フォーム作成機能 管理画面にてSSL対応メールフォームを作成することができます。リンクを張るだけで「問いマネ」に連動したメールフォームを自社サイトへ簡単に設置することが可能です。
ファイルのアップロード機能 メールフォームにオリジナルの画像を使うことができます。ホームページの雰囲気に合わせた画像をアップしたり、会社のロゴなどを挿入することができます。
デザイン編集機能 フォームの色や大きさ、背景等、自由に編集することが可能です。簡易版モードとエキスパートモードから編集機能を選択できます。簡易版ではお問い合わせ用のフォームを簡単に作成することができ、すぐにでもメールフォームを設置したい方に最適です。エキスパートモードではHTMLやスタイルシートを使った編集ができ、より細かく高度な設定で本格的なフォームを作成することが可能です。
フォームコピー機能 一度作成したメールフォームと同じようなフォームを作成したい場合に、フォームをコピーすることができ、最初から作成する必要がありません。
自動返信メール機能 「問いマネ」で設置したメールフォームからお問い合わせがあった際に、自動返信メールを送信することができます。返信メールにはお問い合わせいただいた方のお名前や、お問い合わせ内容を自動で挿入して返信することが可能です。
メンテナンスモード切り替え 作成途中のメールフォームをホームページで公開したくない場合に、メールフォームのページをメンテナンスモードへ切り替えることができます。メンテナンスモードに切り替えると、メールフォームの代わりにメンテナンス中のお知らせのメッセージを表示します。
メール受付完了画面 「問いマネ」で作成したメールフォームからの問い合わせが完了した際に、受付完了画面を表示することができます。受付完了画面はサイトの雰囲気に合わせたデザインで作成することもできます。

多店舗展開されているWEBショップの方へ
問いマネは、楽天あんしんメルアドサービスに対応しています