メールの共有・管理にはASP型メール共有ソフト「問いマネ」。複数人でのメール管理業務をサポートします。

複数回メールのやりとりがある場合、やりとりをした内容がスレッド形式で表示されます。
履歴を簡単に参照できるため、やりとりの流れが見えやすく情報共有が容易になります。
担当者変更による引き継ぎや内容把握などもスムーズに行えます。

受信箱ボックス、送信ボックス、下書きボックスにあるメールすべてにメモを残すことができます。一覧に表示されているアイコンにマウスのカーソルを合わせれば、ポップアップでメモの内容表示が可能。ちょっとした一言メモで、スタッフ間の連絡や注意事項等を共有できます。

「状態」「担当者」「重要度」を表示する事ができます。リアルタイムに一目で状況を把握・共有できるので、複数人で作業を行うメールサポート等の業務で起こりがちな二重対応や返信漏れを防ぐことができます。 ステータスは自由に変更できるため、お客様の運用にあったステータスの設定が可能です。

受信メールに対して最初に”返信する”ボタンをクリックした人が担当者に割り当てられ、ステータスが更新されます。通常のメーラーとは違い、同時対応を行おうとするとアラートが表示され重複対応を防げます。また、予め設定された条件を元に、誰も対応していないメールがある場合は警告表示されます。

特定のユーザーが作成したメールを責任者等の承認者が承認するまで送信を行えないようにすることができる機能です。 承認者はユーザー毎に設定することができ、未承認のメールを送信できないようにする「送信禁止設定」を行うと確認前の誤送信を確実に防げます。

メールボックスごとにテンプレートを登録することができる機能です。 テンプレートは複数登録可能で、スタッフ内での共有用テンプレートのほか、個人用のテンプレートも登録することもできます。 メールの効率化とともにメールの打ち間違いや言葉のばらつきを減らし、社内で一定した品質のメール対応を可能にします。

膨大な数のメールに返信対応を行う場合、逐一メールをクリックして内容を確認、返信…では時間と手間がかかります。この機能は、当社のカスタマーサポート部が発案したものです。メール対応の効率化に直結する、リアルな現場の声とアイディアが生かされています。

フォルダごとに各ユーザーのメールの閲覧、または返信・転送の権限を設定することができます。また、マスク設定を行うと、閲覧権限のないユーザーに対してメールの件名や差出人を任意の文字で隠すことができるようになります。

セキュリティ対策のためにマスクがかかった楽天用メールアドレスでも、簡単な設定を行うだけで受送信ができるようになります。