CC/BCC以外の方法でメール共有し、漏れや重複対応を防止したい
通常outlookなどのメーラーを利用してメール管理を行う場合、CCやBCC等を利用してメール対応スタッフへ送信・転送を行い、全員で情報を共有しながらメールを対応する事が一般的です。
メール件数が少ない場合はその方法でも対応は可能ですが、件数が多くなってくるにつれ対応モレや重複対応などの問題が発生する可能性がでてきます。
メール管理ASP「問いマネ」を使ってメール対応を行うと、対応を開始した時点でメールの対応ステータスが「対応中」になり、CCやBCC等を使わなくてもリアルタイムにメールの対応状況を把握する事ができます。また、同じメールに対して重複して対応した場合は、警告が出て事前に防止できます。
アルバイトやパートでもメール対応できる仕組みを整えたい
アルバイトやパート、新人スタッフがメール対応を行う場合、経験の有無や個人のスキルによって返信内容にばらつきが生じるため、全スタッフが同じクオリティのメール対応を行う事が困難になり、頭を悩ませてはいませんか?
「問いマネ」のテンプレート機能を使えば、よくある問い合わせに対しての返信を予め保存しておけるため、経験の有無に関係なくカンタンに返信ができます。誰もが同じクオリティを保ったままメール対応ができるため、新人スタッフを即戦力化する事ができます。
さらに権限設定ができるので、操作を安心して業務を任せられます。「問いマネ」を使えば、限られた人的リソースをうまく活用できるようになります。
Web上で手軽にメール共有を行いたいが、自社のサーバーにもログを残したい
問いマネでは、送信・受信全てのメールをWebブラウザ上で手軽に共有・管理することができます。その際、受信メールは指定のシステムメールアドレスにメールを転送することでとで取り込むことができ、送信に関してはインターネット上のシステムを利用して管理画面から送信できる仕組みとなっています。
この手軽なWEBメール環境をさらに高いセキュリティ環境でご利用いただく為に、問いマネでは現在ご利用中のメールサーバーを利用してメールの送信が行えます。送信記録が問いマネ以外にご利用のメールサーバーにも残るようになりますので、通常のメール送信と同じように検証や解析などが可能になります。
また、送信先が指定のメールサーバーからのみ受け付けるような制限がある場合にも、SMTP設定を行うことで対応できるようになっています。
メールのセキュリティ管理を徹底したい
メール管理ASPはどこからでもログインしてメール対応を行う事ができますが、第三者からの不正なログインへの警戒も必要になります。
管理画面へはIPアドレスによってログインを制限する機能を標準実装しているため、第三者からの不正なログインを防止できます。Pマーク取得企業の当社でも大変重宝している機能です。
迷惑メールに関しては、学習型の迷惑メールフィルタを標準装備しており、高い精度で迷惑メールを除去できます。仮に迷惑メールフィルタをすり抜けたメールも、ブラックリスト機能で条件を追加登録できるので、より高い精度で除去でき削除などの手間も最小限に抑えられます。
これらのセキュリティ対策は「問いマネ」が自動で行ってくれるので無駄な作業を省き、メール対応に専念する事ができます。高いセキュリティ性を備えた「問いマネ」は、安心してご利用いただけるメールASPサービスです。